Manuale di Booked Scheduler

Registrazione

La registrazione è necessaria per utilizzare Booked Scheduler, se l'amministratore ha imposto questo vincolo. Solo un utente registrato può accedere a Booked Scheduler e prenotare le risorse per le quali dispone dei permessi necessari.

Prenotazione

Sotto la voce di menu "Calendario" si trova la voce "Prenotazioni" per accedere al calendario per le prenotazioni. Il calendario riporta i giorni disponibili, quelli con prenotazioni così come quelli bloccati e permetterà di prenotare le risorse per le quali si dispone dei permessi. Nella pagina delle prenotazioni, si trovano le risorse (aule, generalmente), le date e gli orari per prenotare.

Express

Le caselle del calendario danno informazioni in merito alla disponibilità della risorsa. Cliccando su una casella del calendario non occupata da altre prenotazioni si potranno effettuare proprie prenotazioni. Tramite il bottone "Crea", si realizza la prenotazione e si inviano le email di notifica qualora previste. All'atto della prenotazione verrà fornito un numero di riferimento della prenotazione.

Qualsiasi modifica effettuata non avrà effetto fino al salvataggio della prenotazione.

Solo gli Amministratori possono creare prenotazioni nel passato.

Risorse Multiple

Si possono associare alla prenotazione di una risorsa risorse addizionali (aule, generalmente) per le quali si dispone dei permessi. Per associare risorse addizionali si selezioni il link "Altre Risorse" visualizzato di fianco del nome della risorsa principale che si sta prenotando. Si avrà la possibilità di aggiungere le nuove risorse selezionandole dalla lista e chiudendo la finestra con il bottone "Fatto".

Per rimuovere risorse addizionali da una prenotazione, si proceda analogamente a quanto fatto per aggiungerle, selezionando il link "Altre Risorse" visualizzato di fianco del nome della risorsa principale. Per eliminare risorse addizionali si deselezionino nella lista e si chiuda la finestra con il bottone "Fatto".

Le risorse addizionali saranno soggette alle stesse regole della risorsa principale. Per esempio, se si tentasse di creare una prenotazione di 2 ore con la risorsa principale che ha un tempo massimo di prenotazione di 3 ore e una risorsa addizionale che ha un tempo massimo di prenotazione di 1 ora, la prenotazione verrebbe rifiutata.

I dettagli di configurazione di una risorsa sono visibili spostando il cursore del mouse sul nome della risorsa.

Date ripetute

Una prenotazione può essere configurata come periodica, in diversi modi. In qualunque modo la si realizzi, la data di fine prenotazione si intende sempre compresa.

Le opzioni di periodicità sono molto flessibili. Per esempio: "Ripetizione giornaliera Ogni 2 giorni" crea una prenotazione ogni 2 giorni, all'orario specificato. "Ripetizione settimanale, ogni 1 settimana di Lunedì, Mercoledì, Venerdì", crea una prenotazione in ciascuno di questi giorni ogni settimana, all'orario specificato. Se si sta creando una prenotazione il 17/01/2015, con "ripetizione mensile ogni 3 mesi, giorno del mese", si crea una prenotazione per il giorno 17 del mese, ogni 3 mesi. Se il 17/01/2015 è il terzo sabato di Gennaio, una prenotazione "ripetizione mensile ogni 3 mesi, giorno della settimana" crea una prenotazione ogni terzo mese sul terzo sabato.

Partecipanti

Si possono "aggiungere partecipanti" così come "invitare altri" all'atto della creazione di una prenotazione se questo è consentito dall'amministratore di Booked Scheduler. Aggiungendo qualcuno, lo si include nella prenotazione e nessun invito gli sarà inviato. L'utente invitato riceverà semplicemente una comunicazione per posta elettronica con la quale verrà informato di essere stato coinvolto in una prenotazione. Invitando un utente, invece, gli si manderà una email di invito. L'utente, quindi, avrà la possibilità di accettare o rifiutare l'invito. L'accettazione di un invito implica, per un utente, la sua inclusione nella lista dei partecipanti. Il rifiuto dello stesso, l'esclusione dalla lista degli invitati.

Il numero totale dei partecipanti coinvolgibili in una prenotazione è limitato dalla capienza impostata per la risorsa.

Accessori

Gli accessori vanno intesi come strumenti di ausilio ad una prenotazione, come un proiettore o una sedia. Per aggiungere accessori alla tua prenotazione, si selezioni il link "Aggiungi" alla destra dell'etichetta "Accessori". Da li si potranno selezionare gli accessori disponibili. La disponibilità degli stessi dipende dalla loro numerosità e dal loro utilizzo nell'ambito delle atre prenotazioni.

Prenotare per conto di un altro

Solo gli amministratori dell'applicazione o dei gruppi possono prenotare per conto di altri selezionando il link "Cambia" alla destra del nome utente nella finestra di prenotazione.

Solo gli amministratori dell'applicazione o dei gruppi possono anche modificare o cancellare prenotazioni di altri utenti.

Aggiornamento di una prenotazione

L'utente può aggiornare una prenotazione che ha creato o che è stata creata a suo nome.

Aggiornamento di una specifica istanza di una serie

Se una prenotazione è impostata come periodica, allora viene creata una serie di istanze. Dopo aver modificato e aggiornato la prenotazione verrà chiesto se le modifiche andranno applicate solo all'istanza corrente o a tutta la serie. Selezionando "Solo questa istanza", le altre istanze della serie non verranno modificate. Si potranno invece aggiornare tutte le istanze della serie ancora selezionando "Tutte le Istanze", o solo le istanze future (compresa quella selezionata) scegliendo "Istanze Future".

Solo gli Amministratori dell'applicazione possono aggiornare prenotazioni nel passato.

Eliminare una prenotazione

Eliminando una prenotazione la si rimuove definitivamente dal calendario. Non sarà più presente in Booked Scheduler

Cancellare una specifica istanza di una prenotazione periodica

Come per l'aggiornamento di una prenotazione, durante la cancellazione, si deve selezionare l'istanza che si intende eliminare.

Solo gli Amministratori dell'applicazione possono cancellare prenotazioni nel passato.

Aggiungere una prenotazione al calendario (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Nella pagina di una prenotazione all'interno del bottone "Altro" è presente la voce "Aggiungi ad Outlook". Se Outlook è installato sul proprio computer, si dovrebbe ricevere una richiesta di aggiungere una riunione al proprio calendario. Se non è installato, invece, il browser potrebbe proporre di scaricare il file .ics. Questo è il formato standard per i calendari. È possibile usare questo file per aggiungere l'appuntamento in qualsiasi applicazione che supporta il formato standard iCalendar.

I calendari delle prenotazioni, delle risorse e degli utenti possono essere sottoscritti. Per ottenere questo è necessario che l'amministratore definisca una chiave di sottoscrizione nel file di configurazione. Per abilitare la sottoscrizione del calendario delle prenotazioni o delle risorse, è necessario abilitare la sottoscrizione al singolo calendario o risorsa dalla pagina di gestione corrispondente. Per abilitare, invece, la sottoscrizione al calendario personale si selezioni la voce "Calendario personale" dal menù Calendario. In alto a destra nella pagina si trova il collegamento per avviare o interrompere una sottoscrizione al calendario.

Per aprire una sottoscrizione ad un calendario delle prenotazioni si selezioni la voce "Prenotazioni" dal menù "Calendario" e si selezioni il calendario d'interesse. In alto a sinistra nella pagina si trova il collegamento per avviare o interrompere la sottoscrizione al calendario selezionato. Per aprire una sottoscrizione ad un calendario delle risorse si segua la stessa procedura. Per aprire una sottoscrizione ad un calendario personale si selezioni la voce "Calendario personale" dal menù Calendario. In alto a destra nella pagina si trova il collegamento per aprire o interrompere una sottoscrizione al calendario corrente.

Calendari (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Nella maggior parte dei casi la semplice selezione del link "Abilita la sottoscrizione" avvia una sottoscrizione attraverso il proprio client di calendario. Per Outlook, se questo non avviene automaticamente, si visualizzi il calendario e quindi con il tasto destro del mouse su "Il mio calendario" si selezioni "Aggiungi calendrio > Da internet". Si incolli in Outlook l'URL stampato sotto a "Abilita la sottoscrizione".

Calendario di Google®

Si aprano le preferenze del calendario di Google alla linguetta "Claendari" Si selezioni "Aggiungi tramite URL". Si incolli in Outlook l'URL stampato sotto a "Sottoscrivi questo calendario".

Quote

Gli amministratori possono configurare le regole di quota, basandosi su diversi criteri. Se una prenotazione vìola una quota, si riceverà una comunicazione per posta elettronica e la prenotazione verrà rifiutata.